以前、公文書に関する調査資料を公表しました。
きっかけとなった救国シンクタンクのセミナーで、ＮＨＫの文書管理についても少しだけ触れていました。公共放送として文書管理が適切かどうか、浜田聡事務所よりＮＨＫの文書管理に関する諸制度を確認してみる事にしました。
【質問内容】
①公共放送として、ＮＨＫの文書管理に対する姿勢及び方針を教えてください。
②ＮＨＫの事業運営に際し発生する文書のうち、公文書と同様の目的や意義があり管理保管を要しているものがあればその詳細を教えて下さい。
③②について、ＮＨＫの子会社、関連会社についての考え方や方針をお示しください。
④ＮＨＫの文書管理の在り方について、調査研究考察もしくは検討、議論されたものがあれば、いつどのような場でなされたのか詳細を教えてください。
⑤ＮＨＫの文書管理の在り方について、現状の課題をご認識の範囲でお示しください。
⑥これまで他国の公共放送などと公共放送事業における文書管理の在り方について比較
等をした事があれば、その資料を頂きたいです。
参考／公文書管理法 https://laws.e-gov.go.jp/law/421AC0000000066
【回答】
①② ＮＨＫは、平成 18 年（2006 年）に「文書管理規程」を策定し、一般に公開してい
ます。（https://www.nhk.or.jp/info/pr/bunshou-kanri/bunshou-kanrikitei.pdf）
「文書管理規程」は文書の管理、作成様式および記載要件等の原則について基本的事項を定めており、「内部統制の視点に立った文書の有効な活用・保存を通じて、適切な業務の遂行を図るとともに、情報公開等に資すること」を目的としています。規程では、ＮＨＫの業務執行における内部統制の視点から、管理が必要とされる文書の種類や、保存年限、保存場所等を定めています。
③ ＮＨＫの子会社や関連会社は、会社法、財団法などそれぞれの法律に則って文書を管
理しています。
④⑤⑥ＮＨＫにおける文書管理のあり方については、社会的な状況も踏まえて検討しており、規程を改正した場合は外部にも公表しています。また、他国の公共放送等と比較した資料はございません。
ＮＨＫからの回答では、ＮＨＫの文書管理は「文書管理規程」に基づいているという事でした。また、ＮＨＫ子会社は公共放送に関する文書管理などの定めがあるわけではなく、「それぞれの関連法令に基づいて管理されている」との事です。
▼ＮＨＫ文書管理規程
この規程では、公文書管理法における「歴史的公文書」がどのように保管、管理されるのかはっきりしないと思い、追加質問しました。
【追加質問内容】
①ＮＨＫの文書管理規定第７条第１項第６号ウにある、「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」はどのように保管されますか。（永久保管でしょうか。）詳細を教えてください。
②「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」はどのように判断されますか、定義の詳細を教えてください。
③②について、定義を決めたのはＮＨＫですか。定義を決める際に、総務省等の政府から意見やガイドラインなどの提示は求めましたか。
④これまで「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」と判断されて保管されているものは、主にどのような文書がありますか。
各部ごとにどのような文書があるのか教えてください。
⑤「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」かどうか判断は各部局長とのことですが、ＮＨＫ会長及び役員はこの判断について報告、共有されていますか。
【回答】
①「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」は、各部局長が文書ごとに保存年限を決定しています。
②「歴史的資料、文献等として保存する必要があるもの」は、文書管理規程第７条第１号～第５号に該当する文書ではないものの、各部局長が主管する業務に照らし、今後も保存しておいた方がいいと判断したものを指します。
③「文書管理規程」はＮＨＫ内の文書管理を規定しており、ＮＨＫで独自に検討し定めています。政府に意見やガイドライン等の提示は求めておりません。
④地域放送局の開局周年時にまとめた記念誌や、大規模災害時の局内対応の記録などが該当します。
⑤「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」の保存年限は職務権限に基づいて各部局長が決定します。会長や役員には必要に応じて報告しています。
各部局長の責任がかなり大きい印象です。
ＮＨＫ全体として、明確な方針や定義は無いように感じますが、公共放送として本当にそれでよいのでしょうか。
ＮＨＫでは、公共放送として文書管理の在り方があまり議論されていないのではないかという印象です。
この件追加調査などを行った場合、本ブログでもご紹介します。
