上記ブログの続きです。
追加質問に対する回答でよくわからなかった点について、浜田聡事務所より再質問しました。
【質問内容】
①これまで「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」と判断されて保管されているものの目録を頂きたいです。
（各部局ごとで構いません。現在保管中のもののみでも結構ですが、その場合はその旨教えてください。）
②「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」と判断された文書の判断基準と保管年限について、部局ごともしくはＮＨＫ全体で、目安等のガイドラインは無いのでしょうか。あるのかないのかについて教えてください。
③②について、これまで「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」と判断された文書の保管年限の最短年数と最長年数を教えてください。
④これまで「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」と判断した文書のうち、保管年限が過ぎたものはどのように取り扱われますか。廃棄でしょうか。
⑤④について、これまで廃棄した文書は主にどのような文書があるか教えてください。
【回答】
①②「文書管理規程」は、職務上作成または取得した文書の管理について、内部統制の視点から定めたものです。各文書の保存年限は、第７条第１号の会長決定による「永久」から、第５号の副部長等の決定による「１年」まで規定しており、第６号は「その他」の業務上必要な文書について定めています。「歴史的資料、文献等として保存する必要があるもの」も第６号で定める「その他」の資料の一つです。これらの文書は、各部局長が今後の業務上の必要性から保存することを判断した文書であり、保存年限も各部局長が判断しています。
ご質問の「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」の目録は作成しておりませんが、「文書目録」は「ＮＨＫ情報公開基準」などに則り、部局名や文書名などを一般に公開しています。
（https://www.nhk.or.jp/koukai/search/index.html）
③ 「文書管理規程」の第７条第６号で定める「その他」資料にあたる「歴史的資料、文献等として保存する必要のあるもの」の保存年限は、各部局長が主管する業務に照らして判断しますので、１年保存から永久保存までさまざまです。
④ 文書の保存年限や保存場所等については、毎年、全部局で一斉に見直しています。その際、保存年限が過ぎたものは予定どおり廃棄するか、または各部局長の判断により年限を延長させ、引き続き保存する判断をする場合もあります。
⑤ 各部局長が主管する業務に照らし、保存しておかなくてもその後の業務遂行や組織運営に支障がないと判断した文書です。
参考/国立公文書館
私が聞きたかったのは、「国立公文書館に保存されるような、”歴史的資料、文献として保存する必要のあるもの」という観点でＮＨＫが文書管理をしているかどうかという事だったのですが、私が聞きたいことと異なる回答が返ってきてしまいました、、、
このような概念は今のＮＨＫには無いということでしょうか。
無くて良いのでしょうか。
